HISTORIA DE LA ARCHIVOLOGIA

Descripción Archivística

Qué es la Descripción Archivística?

La Descripción de Archivos, es una parte de la Archivología, en donde se analiza la documentación en diferentes niveles, ya sea en menor o mayor grado. Es una actividad que se lleva a cabo en cualquier fase de la documentación o para cualquier tipo de archivo, sea de trámite, concentración, histórico o archivos especiales. Los antecedentes de la Descripción, se remontan a las antiguas civilizaciones, quienes establecieron diferentes métodos de control, originando una incipiente descripción pero tan necesaria e importante como la actual.

 

La descripción archivística, según ISAD (G) y otras normas internacionales, se obtiene al realizar un trabajo previo que permita representar intelectualmente y con precisión una agrupación, entidad o función del archivo. Ese trabajo consiste en obtener información de los elementos a describir, mediante: 

• La recopilación. Que consiste en reunir diferentes datos e información sobre los elementos que se desean representar o describir. Los datos pueden ser textuales, numéricos, o cronológico, expresados en lenguaje natural o a través de códigos preestablecidos e incluso pueden incluir una reproducción o copia del documento a describir. Recopilar obliga a capturar todos los datos e información posible, pero no de una manera arbitraria, se debe seguir un procedimiento determinado por las normas y manuales de referencia.

 • El análisis. Estudia las entidades a través de los datos recopilados, para determinar los más relevantes que ofrecen el contenido y una representación intelectual adecuada de las mismas. El análisis va a seleccionar la información que ofrece una caracterización útil y objetiva sobre la unidad o el elemento descrito. 

• La organización. Es el procedimiento físico e intelectual, así como su resultado, consistente en analizar y disponer las unidades de descripción para su posterior utilización. 

• El registro. No se debe confundir esta acción, con ningún acto administrativo. La tarea se refiera a que la información recogida, analizada y organizada obtenida de las entidades esté disponible para su posterior uso. 

El proceso descriptivo genera instrumentos de descripción que se pueden diferenciar en dos clases, atendiendo a su utilidad y servicio: 

• Servir como instrumento de trabajo y control para el personal del archivo que permita la gestión interna de las agrupaciones documentales, su orden, localización, conservación o información descriptiva relativa a su conservación o también cuestiones de seguridad de los fondos. Estos instrumentos se denominan de control y se componen básicamente de registros, relaciones de entrega y de otros registros con funciones informativas, como por ejemplo conocer el número de usuarios y consultas. 

• Publicitar el contenido de las agrupaciones documentales y satisfacer las necesidades de información sobre el archivo de cualquier usuario. Este tipo de instrumento se denomina de información o referencia. Este tipo de instrumentos ofrecen guías, catálogos e inventarios. 

A continuación se recopilan brevemente los instrumentos de descripción citados para ofrecer una perspectiva general de los mismos, diferenciarlos con claridad y entender la función de cada uno de ellos: 

Instrumentos de control. 

• Registro: instrumento de control que ofrece datos básicos relacionados con la fecha de incorporación de una agrupación documental a un archivo. El soporte solía ser un libro de gran formato. 
• Relación de entrega: documento que ofrece información sobre las agrupaciones documentales transferidas al archivo, así como el número de unidades, tipo e identificación de los responsables del proceso de transferencia, entre otros datos. Un ejemplo de hoja de transferencia puede ser . 
• Informes y registros de usuarios y consultas: información recogida por cuestiones de seguridad para controlar el acceso a las agrupaciones pero también con finalidades estadísticas sobre los usuarios y las agrupaciones documentales consultadas. 

Instrumentos de información. 

• Guías: ofrecen información muy general sobre los fondos y agrupaciones documentales de uno o más archivos. También se denomina guías a la recopilación de fuentes documentales especializadas en un periodo, tema o región. Las guías suelen ir acompañadas de información práctica del centro y de los servicios ofrecidos, el personal, sede electrónica o localización. Algunas de las guías atendiendo a sus características: 
• • Censo guía: información sobre los archivos de un área geográfica determinada. Por ejemplo el Censo Guía de Archivos del Ministerio de Cultura .
•  • Guía de fuentes: información sobre fuentes documentales y archivos que tratan sobre un tema determinado. Por ejemplo la Guía de fuentes documentales de archivos del Ministerio de Cultura . 
• • Guía de Archivo o Guía del Investigador: mucho más específica y completa que el resto de guías al centrarse en un único centro.