LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

introducción 

Hoy en día, cada vez son más numerosas las aplicaciones que usan documentos digitalizados de todo tipo: artículos de revistas, prensa, imágenes fotográficas, documentos manuscritos o antiguos, libros, etc. Sin duda, la continua caída de los precios del hardware necesario para digitalizar, así como el imparable crecimiento de Internet, han contribuido de forma significativa a que las imágenes digitales nos sean hoy tan familiares en cualquier sistema de información electrónica. Las bibliotecas y centros de documentación tienen en esta tecnología un recurso cada vez más barato y relativamente sencillo para ofrecer más y mejores servicios a sus usuarios.

¿QUE ES LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS?

Digitalizar un documento es la representación de un documento por un conjunto de sus puntos o muestras, el resultado se denomina imagen digital del documento. El proceso de digitalización de documentos se obtiene al capturar las "esquinas" donde terminan las líneas o cambio de dirección de los trazos del documento (letras, números, imágenes, ...).

PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

El proceso de digitalización de documentos no solo afecta a los documentos en papel, sino que también en su término más amplio también contiene otras fuentes de datos a digitalizar tan diversas como: Fotografías, Música, Mapas, Videos, señales de TV, Radio, etc… Al final el proceso siempre es el mismo y se basa en convertir un origen no digital (analógico) a una representación binaria (digital) del origen.

En el proceso de digitalización de documentos son los pasos mediante los que los registros físicos, como texto e imágenes se convierten en formatos digitales. En el caso específico de digitalizar documentos con origen en formato papel el proceso tiene que realizar:

La información queda asegurada de por vida, adaptada y actualizada a los tiempos y las necesidades de hoy y mañana.
Los documentos no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes, rayones… u otras eventualidades que pongan en riesgo a los mismos.
Se pueden consultar documentos en cualquier momento a través de distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles, PC´s de escritorio.
El personal debe ser capacitado constantemente a efecto de realizar un eficiente proceso de digitalización.
No todos los documentos pueden ser digitalizados, se deben respetar los derechos de autor.
Continuamente cambia la tecnología, por lo que se requiere de presupuesto para cambiar los equipos obsoletos.

¿QUÉ SE PUEDE DIGITALIZAR A NIVEL DE DOCUMENTOS?

Casi todos los documentos que sean en papel. Algunos ejemplos se dan a continuación:Cualquier documento en papel a documentos en formato electrónico. Planos, mapas y diagramas se digitalizan a archivos digitales para que puedan ser manipulados de manera eficiente.

Digitalización de Facturas de Proveedores, para extraer la información y agilizar el tratamiento de la factura por parte de la empresa. Digitalización de albaranes y pedidos de clientes, para que los pedidos entren rápidamente en el sistema de gestión sin tener que procesarlos manualmente. Contratos y seguros, todos los contratos en formato papel pueden ser digitalizados y catalogados automáticamente en el proceso de digitalización de documentos.

VENTAJAS

La información queda asegurada de por vida, adaptada y actualizada a los tiempos y las necesidades de hoy y mañana.

Los documentos no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes, rayones… u otras eventualidades que pongan en riesgo a los mismos.

Se pueden consultar documentos en cualquier momento a través de distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles, PC´s de escritorio.

DESVENTAJAS

El personal debe ser capacitado constantemente a efecto de realizar un eficiente proceso de digitalización.

No todos los documentos pueden ser digitalizados, se deben respetar los derechos de autor.

Continuamente cambia la tecnología, por lo que se requiere de presupuesto para cambiar los equipos obsoletos.

IMPORTANCIA

Hoy en día estamos viendo cómo, cada vez más, las cosas que gestionábamos en papel o documentos impresos ya no son tan necesarias en ese formato. La tecnología va cambiando nuestra forma de vida y la digitalización también se nota en nuestros hábitos y formas de trabajo.

Algunas situaciones muy claras donde vemos estos cambios son, por ejemplo, la compra de entradas de cine o teatro, un billete de avión con la tarjeta de embarque en nuestro móvil o las facturas que recibimos directamente por e-mail en vez de en nuestro buzón.